(Bài viết của Tom Koulopoulos - nhà sáng lập Delphi Group, có 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn về tư duy lãnh đạo cho các tổ chức đa quốc gia có sự giao thoa về kinh doanh và công nghệ)
Sau cuộc tấn công ngày 11/9, tôi đã tiến hành một cuộc khảo sát diện rộng với gần 3000 chuyên gia. Mục đích là nhằm xác định sự tác động của những tình huống bất ngờ và cách mà các doanh nghiệp giảm thiểu tác động tiêu cực của nó đối với người lao động.
Trong đó, có một câu hỏi yêu cầu người trả lời lựa chọn một nhân tố mà họ cho rằng sẽ giúp giảm thiểu tốt nhất các hiệu ứng tiêu cực của sự không chắc chắn. Và lựa chọn có số lượng áp đảo là: các nhà lãnh đạo đáng tin cậy, thay vì quyền truy cập thông tin, vốn, truyền thông/ tin tức, sự bảo đảm an toàn cá nhân từ chính phủ, hay thậm chí là việc có thể nhìn thấy trước tương lai.
Chúng ta thường thích mọi thứ nằm trong dự đoán. Ví dụ như, mục đích của các hợp đồng là để cam kết sự chắc chắn trong cơ cấu kinh tế - xã hội. Hay chúng ta yêu thích thể thao là vì các luật lệ tối hậu và bất biến. Khi không có sự chắc chắn, chúng ta phải vật lộn để tập trung, cảm giác mất đi sự làm chủ, và cả mất niềm tin vào con người và hệ thống.
Những tình huống bất ngờ, dù dưới bất kỳ hình thức nào, đều gây ra những thiệt hại đáng kể; chúng cướp đi sự tự tin cũng như khả năng kiểm soát tình hình.
Ở vị trí một nhà lãnh đạo, có thể bạn nghĩ rằng mình không chịu trách nhiệm với những ảnh hưởng của nó đối với những người đang làm việc cùng bạn. Nếu thật là vậy, thì tôi xin nói rằng bạn đang lãnh đạo sai cách. Một người lãnh đạo không phủ nhận và bỏ qua sự thật, nhưng cũng không phải là bạn phải đoán trước được tương lai.
Thay vào đó, bạn phải tạo cho những người đang ở dưới sự lãnh đạo của mình một môi trường an toàn, để họ tự tin và cảm thấy mình được quan tâm và bảo vệ tốt nhất khỏi những gì có thể xảy ra từ những tình huống bất ngờ.
Một kịch bản bất ngờ
Vậy thì bạn sẽ giải quyết nó thế nào đây? Tôi đã tìm ra một kỹ thuật có thể đem đến hiệu quả phi thường, trong việc cung cấp một công cụ để chúng ta có thể kiểm soát những biến cố một cách tự tin hơn. Đó là Hoạch định theo kịch bản (scenario-based planning - SBP). Tuy nhiên nó thường ít được dùng hoặc dùng sai cách.
SBP là một công cụ dùng để xác định một loạt các kịch bản khác nhau có thể xảy đến trong tương lai, cả những cơ hội và thách thức. Tuy nhiên, SBP không nhằm để dự đoán tương lai hay tất cả các khả năng khả dĩ trong tương lai. Thay vào đó, phần giá trị nhất của SBP là nó giúp người thực hiện hình dung có tổ chức các viễn cảnh khác nhau để có thể tự tin tin đối mặt.
Có vô số cách để tiến hành SBP, nhưng điều quan trọng là cần phải xác định rõ ràng các khả năng. Sau đó xác định ít nhất 6 cách thức mà mỗi khả năng có thể tự biểu hiện. Ví dụ như nếu bạn điều hành một tiệm cà phê, thì sẽ một kịch bản xấu có khả năng xảy ra là bạn bị mất hết hàng hóa trong kho. Số hàng hóa đó có thể được chia theo từng loại (cà phê/trà/sữa...), theo nguồn gốc (Châu Phi/Mĩ La-tinh/nội địa...), theo loại kho chứa (trong cửa hàng/nhà máy/kho hàng).
Vậy nên, về mặt trực quan, khả năng (được thể hiện theo cột) sẽ là mất hàng tồn kho, và các nhóm phân loại cách thức (được thể hiện theo hàng) sẽ là loại hàng có thể mất, mất hàng có nguồn gốc từ đâu và tại kho chứa nào. Một ma trận SBP đầy đủ thường có khoảng 8 cột và 6 hàng.
Một SBP hoàn chỉnh sẽ vạch ra cho bạn các kịch bản xảy ra trong tình huống xấu, để bạn có thể chuẩn bị sẵn tâm lý và cách đối phó tốt nhất trong tình huống xấu đó
Khi bạn đã xây dựng được một ma trận hoàn chỉnh, hãy tạo ra các kịch bản ngẫu nhiên bằng cách chọn một ô bất kỳ trong mỗi cột. Ban đầu, những sự tổ hợp ngẫu nhiên này trông có vẻ vô nghĩa, nhưng nhờ vậy bạn có thể chuẩn bị trước để đối phó với những kịch bản không ngờ tới nhất. Và tôi đã chứng kiến nó hoạt động ra sao trong các ngành công nghiệp khác nhau, từ an ninh mạng, bảo hiểm cho đến ô tô và truyền hình cáp.
Những gì tôi đã tự mình quan sát được trong nhiều thập kỷ giảng dạy SBP là các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng SBP thường đối phó với những tình huống bất ngờ một cách tốt hơn. Họ tư duy sáng tạo hơn, xoay chuyển nhanh hơn, và khiến người của mình tự tin hơn.
Điều quan trọng nhất là, họ chỉ cho mọi người cách để lấy lại sự tự tin và kiểm soát ở một mức độ nào đó trong các trường hợp mà mọi người thường cho rằng mình sẽ bị động cả hai.