Do chưa có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước, phương án làm việc từ xa cũng gây không ít khó khăn cho các nhà quản lý. Làm thế nào để vẫn giữ được kết nối với nhân viên, tạo được động lực cho họ và đảm bảo hiệu suất công việc, giúp nhân viên cân bằng được giữa công việc và cuộc sống trong những ngày nghỉ tránh dịch…
Dưới đây là 8 nguyên tắc quản lý hiệu quả, giúp bạn không ngững tiếp tục duy trì công việc đều đặn hàng ngày mà còn mang đến những cảm xúc, tinh thần làm việc cho chính nhân viên của mình.
Đặt lại kỳ vọng
Phần lớn mọi người đều quen thuộc với môi trường làm việc cùng nhau, trong một văn phòng, cùng một lịch trình làm việc. Tuy nhiên, hiện nay khi phải làm việc ở nhà, mỗi người có một điều kiện làm việc riêng, không gian riêng. Do vậy, người quản lý cần đặt lại kỳ vọng về mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.
Hãy tập trung vào kết quả thay vì các hoạt động cụ thể và cho họ thời gian linh hoạt để thực hiện. Điều này có nghĩa là phải đề ra được các mục tiêu rõ ràng cho từng nhân viên và đảm bảo các nhân viên hiểu rõ mục tiêu đề ra. Trên cơ sở đó, các nhà quản lý xây dựng một kế hoạch giám sát theo từng tiến độ công việc.
Giữ liên lạc thường xuyên
Sự thật là, làm việc từ xa quá nhiều đôi khi làm đồng nghiệp cảm thấy xa cách với bạn. Hãy sử dụng tin nhắn để giữ liên lạc thường xuyên. Đừng để nhân viên đi nửa ngày mà không có sự kết nối nào. Người quản lý có thể tổ chức cuộc họp mỗi ngày, sử dụng video call hoặc qua một ứng dụng gọi video, để mọi người trong công ty có cơ hội gặp gỡ, trao đổi và chia sẻ với nhau.
Đảm bảo tất cả nhân sự đều tham gia cuộc họp mặt này. Điều này có thể sẽ chẳng bao giờ thay thế được những cuộc gặp mặt trao đổi trực tiếp. Nhưng ít nhất cũng nhắc mọi người về sự có mặt của bạn.
Chia sẻ những bài học ngắn với đồng nghiệp
Việc học hỏi những điều mới không nên dừng lại trong thời gian này, đặc biệt sẽ mang lại hiệu quả thực tế hơn khi sử dụng microlearning (học tập chia nhỏ). Tập trung vào việc học tập, chia sẻ những bài học ngắn về một chủ đề trong khoảng 5-10 phút và được lặp đi lặp lại theo thời gian để đảm bảo hiệu quả đào tạo.
Người lãnh đạo có thể phát huy vai trò của mình bằng cách yêu cầu một thành viên trong nhóm tìm hiểu bài học và dẫn dắt một cuộc thảo luận ngắn dành cho tất cả thành viên về ứng dụng, mức độ liên quan và ý nghĩa của những bài học mà mọi người đã học…
Chỉ định các thành viên giúp đỡ lẫn nhau
Quan tâm và đáp ứng mọi cuộc họp, trả lời yêu cầu của các thành viên trong nhóm sẽ nhanh chóng làm cạn kiệt sức lực của các nhà quản lý. Để chia sẻ trách nhiệm đó, hãy kết hợp nhân sự thành từng nhóm nhỏ, với trưởng nhóm được chỉ định.
Mô hình quản lý được chia sẻ này sẽ tạo ra những lớp quản lý nhiều tầng, giúp mọi người dễ dàng trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. Bạn chỉ cần cập nhật thông tin từ những trưởng nhóm để biết được tình trạng làm việc của những nhân viên khác.
Sử dụng âm thanh và giọng nói thay cho những phản hồi trực tiếp
Thật khó để hiểu được các tín hiệu cảm xúc của nhân viên khi bạn không làm việc trực tiếp trong văn phòng cùng họ. Thay vì dựa vào những cử chỉ, thái độ, hành động trực tiếp, giờ đây, vì khoảng cách xa, người lãnh đạo cần phải dựa vào các chỉ số dự đoán như văn bản, giọng nói hay những cuộc giao tiếp hình ảnh.
Hãy chú ý đến: giọng điệu giao tiếp qua văn bản; tốc độ, âm lượng, cao độ và sự chuyển điệu trong các cuộc gọi thoại; và bất kỳ cử chỉ vật lý nào trong khi giao tiếp hình ảnh. Nếu người lãnh đạo thực sự hiểu rõ nhân viên của mình, chỉ những thay đổi nhỏ trong khi giao tiếp từ xa này sẽ giúp bạn xác định được nhân viên của mình có cần giúp đỡ gì hay không.
Lạc quan
Tinh thần lạc quan cần được lan tỏa đến tất cả mọi người trong công ty, kể cả khi phải làm việc ở nhà để phòng chống dịch bệnh. Các nhà lãnh đạo, quản lý hãy thể hiện sự hy vọng và lạc quan về một viễn cảnh tươi sáng trong tương lai để giúp các thành viên trong nhóm của họ tìm thấy ý nghĩa trong công việc. Và đừng quên sử dụng sự hài hước để giảm nhẹ bớt tình hình căng thẳng khó khăn hiện nay.
Hãy nhớ rằng sự sợ hãi, lo lắng sẽ làm hạn chế khả năng sáng tạo trong công việc. Cuối cùng, hãy động viên nhân viên của mình tận dụng sự thoải mái cũng như các điều kiện có sẵn trong thời gian làm việc ở nhà phòng dịch như một yếu tố kích thích sự sáng tạo, đưa ra được các ý tưởng mới.
Thường xuyên cập nhật
Để đảm bảo không có nhân viên nào cảm thấy lo lắng. Bạn càng giao tiếp và chia sẻ nhiều, càng có ít khoảng trống thông tin trong nhóm. Giao tiếp thường xuyên ngay cả khi không có thông tin mới. Duy trì tính minh bạch với những con số thống kê được cập nhật thường xuyên về những khó khăn của cuộc khủng hoảng mà công ty đang phải đối mặt để kêu gọi sự đồng cảm, thấu hiểu, gia tăng sự gắn bó của các thành viên trong doanh nghiệp,
Liên tục đánh giá mức độ căng thẳng và công nhận những đóng góp của nhân viên với công ty
Hãy thể hiện để nhân viên luôn hiểu rằng, mối quan tâm lớn nhất của những người quản lý chính là sức khỏe và niềm vui của nhân viên. Vì vậy, hãy dành thời gian theo dõi sự tham gia của nhân viên với hai câu hỏi định kỳ. Đầu tiên, trên tháng điểm từ 0 đến 10, tự đánh giá mức độ căng thẳng mà bạn đang cảm thấy. Thứ hai, cũng trên thang điểm đó, đánh giá mức độ cam kết tổng thể của nhân viên.
Cần tạo dựng lòng tin tưởng với nhân viên của mình, để họ cảm thấy vững tâm làm việc, học hỏi và đóng góp cho công ty. Đặc biệt, trong giai đoạn này, rất nhiều công ty thực hiện chính sách cắt giảm nhân sự, khiến người lao động luôn cảm thấy lo lắng, bất an. Người quản lý tốt sẽ biết cách để nhân viên của mình luôn cảm thấy được coi trọng, cần thiết, cho dù có phải làm việc ở nhà. Vì vậỵ, hãy thừa nhận những nỗ lực đóng góp của họ.