“Tôi không tìm được cuốn kỷ yếu trung học của mình. Thậm chí tôi còn không biết mình đã để nó trong chiếc hộp nào, và chiếc hộp đó hiện tại đang ở đâu. Tôi cũng chẳng nhớ là trong chiếc hộp đó còn chứa những gì nữa…”. Nghe quen không nào? Việc tổ chức sắp xếp chưa bao giờ là đơn giản. Điều này giải thích tại sao Marie Kondo trở thành một cái tên quen thuộc trong nghệ thuật dọn dẹp nhà cửa và sắp xếp đồ dùng cá nhân.
Marie Kondo. Ảnh: Getty Image
Trong thực tế, các doanh nghiệp cũng đối mặt với những thử thách tương tự trong việc quản lý dữ liệu của công ty, tuy nhiên ở một quy mô lớn hơn và với nhiều yêu cầu phức tạp hơn. Trong nhiều năm qua, nhiều doanh nghiệp lớn lưu trữ rất nhiều petabyte “dữ liệu đen” - những nhật ký web, email cũ, hồ sơ khách hàng hết hạn… có lẽ sẽ không còn được sử dụng nữa.
Mỗi petabyte dữ liệu như vậy ước tính có thể lấp đầy 20 triệu chiếc tủ hồ sơ 4 ngăn kéo. Tốc độ gia tăng dữ liệu ngày càng cao, cùng với những yêu cầu pháp lý trong việc kiểm soát lượng thông tin kỹ thuật số “chất thành núi” này đã khiến việc dọn dẹp dữ liệu trở thành ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp.
Dưới đây là 7 quy tắc dựa trên phương pháp Marie Kondo giúp các doanh nghiệp tổ chức dữ liệu của mình.
Cam kết dọn dẹp
Việc đặt ra cam kết trước khi dọn dẹp là rất quan trọng. Nếu không có nó, mọi nỗ lực rất có thể trở nên thất bại. Một sáng kiến dọn dẹp dữ liệu thành công đòi hỏi sự cam kết từ ban lãnh đạo cao nhất, trong đó bao gồm việc chỉ định các nguồn nhân lực cũng như ngân sách. Sự thành lập ủy ban “Quản trị Thông tin”, bao gồm các bên liên quan đại diện cho các mảng như pháp lý, tuân thủ, quản lý hồ sơ, bảo mật, an ninh và các bộ phận kinh doanh khác, có thể giúp đảm bảo cho thành công lâu dài của dự án.
Trong quá khứ, việc có được sự đồng thuận từ các nhóm trên có thể là một cuộc chiến cam go. Tuy nhiên, các quy định bảo mật dữ liệu mới như Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) và Đạo luật bảo vệ người tiêu dùng California (CCPA) đã giúp tăng mức ngân sách cho việc quản lý, đặc biệt là đối với các rủi ro kiện tụng từ những vụ kiện tập thể ở Mỹ trong trường hợp vi phạm quyền riêng tư.
Hình dung một lối sống lý tưởng cho công ty
Quy tắc Kondo đề nghị bạn phải thiết lập các mục tiêu rõ ràng. Nếu không có chúng, việc dọn dẹp sẽ nhanh chóng trở nên vô nghĩa. Chính vì vậy, hãy đặt ra những mục tiêu, xác định các quy trình và thực hiện, sau đó thường xuyên đánh giá tiến độ, và cứ tiếp tục như thế.
Hơn nữa, việc có một kế hoạch dài hạn cho việc dọn dẹp dữ liệu liên tục trong tương lai là điều cần thiết. Nếu không, dữ liệu của bạn sẽ lại trở về trạng thái hỗn loạn ban đầu. Điều này có nghĩa là bạn nên hình thành các chính sách tự động để dữ liệu liên tục được dọn sạch.
Tiến hành việc loại bỏ trước tiên
Quy tắc Kondo tập trung chính vào việc loại bỏ những vật dụng không cần thiết (hay không còn cần dùng đến nữa). Đây là một tiêu chuẩn hữu ích để đưa ra các quyết định xóa dữ liệu thích hợp. Việc xóa bớt những thông tin rác trước khi đưa tất cả dữ liệu lên đám mây sẽ giúp tránh lãng phí thời gian và tiền bạc rất nhiều.
Trong thực tế, một nghiên cứu của Gartner ước tính có đến 85% dữ liệu doanh nghiệp là ROT (dư thừa, hết hạn, vô ích). Và phần lớn chúng có thể được xác định dễ dàng bằng các phân tích ban đầu.
Tuy nhiên, ở cấp độ doanh nghiệp, việc xóa dữ liệu phải thực sữ hợp lý. Doanh nghiệp phải thiết lập các tiêu chí cho việc lưu trữ cũng như xóa dữ liệu để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về quyền riêng tư, các quy định và các chính sách hồ sơ.
Dọn dẹp theo loại
Quy tắc Kondo chủ trương dọn dẹp theo từng nhóm vật dụng như các loại quần áo, thay vì dọn dẹp theo từng phòng. Điều này cũng áp dụng tương tự cho doanh nghiệp, đặc biệt là khi giải quyết với các nền tảng công nghệ thông tin toàn cầu hóa.
Nếu các văn phòng trên thế giới đều dùng chung nền tảng dữ liệu, ví dụ như email, vậy thì sẽ tốt hơn nếu chọn xử lý tất cả email một lượt rồi đến các nhóm dữ liệu khác, thay vì dọn dẹp thông tin theo từng khu vực quốc gia chẳng hạn.
Tuân theo đúng trật tự
Quy tắc Kondo đề nghị bắt đầu với những nhóm dễ dàng đưa ra quyết định trước - ví dụ trong gia đình thường là quần áo. Trong doanh nghiệp, cách tiếp cận này rất có ý nghĩa. Trước hết, bạn nên bắt đầu với các nhóm dữ liệu dễ hơn, như ổ đĩa nội bộ hay SharePoint. Từ đây bạn tiến tới giải quyết các email, tin nhắn, dữ liệu truyền thông xã hội và sau đó là các môi trường phức tạp hơn như các ứng dụng đám mây, nhật ký, dữ liệu ERP và dữ liệu máy móc.
Có thấy hào hứng với công việc dọn dẹp?
Mặc dù cảm xúc rõ ràng là không nên được sử dụng vào việc sắp xếp dữ liệu, nhưng niềm vui và sự hứng thú với việc dọn dẹp dữ liệu sẽ đem đến hiệu suất làm việc tốt hơn.
Công cụ phân tích thường là ưu tiên hàng đầu với mỗi công ty trong việc quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, có đến 73% lượng dữ liệu không thể áp dụng được, thường là vì nó không được quản lý phân loại ngay từ đầu.
Trong thực tế, một trong những loại phân tích hữu ích nhất vẫn chưa được biết đến, đó là phân tích dựa trên dữ liệu văn bản […], như việc chia sẻ email và tệp tin. Việc dọn dẹp và quản lý loại dữ liệu này có thể thúc đẩy các phân tích hiệu quả hơn và cái nhìn sâu sắc hơn về mặt con người của doanh nghiệp.
Điều chỉnh phương pháp Marie Kondo phù hợp với doanh nghiệp hiện nay
Nguyên tắc dọn dẹp của Marie Kondo có thể giúp thiết lập một khuôn khổ vững chắc cho việc dọn dẹp và quản lý dữ liệu công ty. Tuy nhiên các nhà lãnh đạo IT và các nhóm quản lý dữ liệu nên cẩn thận với sự khác biệt về quy mô và độ phức tạp trong doanh nghiệp - nơi mà ngay cả những nhiệm vụ đơn giản cũng có thể trở thành một thách thức.
Các công ty phải đồng thời đáp ứng các nhiệm vụ quản trị phức tạp. Do đó các hành động được thực hiện trên dữ liệu phải phối hợp và thống nhất trên toàn tổ chức.
Công nghệ đóng vai trò quan trọng trợ giúp các nỗ lực của con người. Với khối lượng dữ liệu khổng lồ, con người khó có thể phân loại và quản lý từng tài liệu một. Chính vì vậy chúng ta cần công nghệ với các công cụ phân tích và trí tuệ nhân tạo để tự động hóa việc phân loại và quản lý dữ liệu.
Marie Kondo là nữ tác giả viết sách và nhà tư vấn sắp xếp nội thất nổi tiếng người Nhật. Trong số những quyển sách, cuốn "Điều kỳ diệu thay đổi cuộc đời nhờ dọn dẹp ngăn nắp" (2011) từng được xuất bản ở hơn 30 quốc gia với hàng triệu bản. Cô cũng là ngôi sao truyền hình thực tế với show riêng của mình trên Netflix: "Dọn nhà cùng Marie Kondo".
Phương pháp của Marie chỉ đơn giản là hướng dẫn dọn dẹp đồ đạc, giữ nhà cửa ngăn nắp sạch sẽ. Phương pháp này liên kết với triết lý sống tối giản của người Nhật. Hạnh phúc từ lối sống tối giản là gọn gàng, ngăn nắp, loại bỏ bớt đồ đạc và sống với những gì thiết yếu nhất.